江西农业大学研究生档案管理办法

第一章 总则

第一条为进一步规范我校研究生档案管理工作，使研究生档案管理制度化、科学化，根据《中华人民共和国档案法》、《江西省档案管理条例》、《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》等法律法规以及学生管理工作有关规定，结合我校研究生的实际情况，特制定本办法。

第二条 本办法所指档案，主要是指研究生在校通过学习、从事社会活动及其他各项活动中直接形成的对研究生具有保存价值的各种文字形式的历史记录。对象为我校国家计划招生范围内的硕士研究生和博士研究生。档案内容包括研究生在各个学习阶段中的学籍、成绩、健康、考核、毕业等各种登记表，以及党、团组织材料、奖惩材料等。

第三条 研究生档案管理工作要贯彻以生为本的基本原则，坚持维护档案真实性和完整性的工作方针，实行统一管理。任何单位和个人不得将应归档的材料截留或据为己有。

第四条 研究生档案由研究生处集中管理，每年9月份新生入学之后研究生处对新生的档案进行收集、整理和归档。档案不全的，研究生需协助将读研之前的档案材料补全。研究生处按要求及时充实研究生在校期间的档案内容，每年6月对毕业生的档案进行整理并统一寄出。各院（所）协助研究生处做好研究生档案的收集、管理工作。

第二章 材料的收集

第五条 研究生档案材料的归档工作直接关系到人事档案的完整性和研究生的切身利益。为了使研究生档案适应国家人事工作的需要，毕业时研究生档案中应有以下材料：

一、本科之前的档案

1、高等学校报名考试登记表。

2、高等学校报名考试体格检查表。

3、高等学校报名考试志愿表（一）、（二）。

4、高中学籍档案。

5、电子档案复印件。

二、本科阶段的档案

1、学习材料：主修、选修、辅修的各科类各课程成绩单。

2、学籍材料：学籍表及休学、退学、转学、出国等材料证明。

3、实习材料：社会实践登记表、实习鉴定表、实习报告等。

4、毕业材料：毕业论文（设计）、毕业生登记表及《毕业生就业通知书》。

5、奖励材料：学生在校学习期间获得所有表彰奖励形成的材料（如优生、优干、三好学生及各类奖学金等评审证明材料）。

6、处分材料：学生在校期间违反校规、校纪，触犯国家法律等形成的各类处分材料（包括甄别、复查材料及处理意见）。

7、贷款材料：国家助学贷款、学校贷学金等贷还情况证明材料。

8、组织材料：学生在校期间参加中国共产党、共青团及民主党派的材料；党团组织建设中形成的材料。

9、表现材料：各学年鉴定表等。

10、健康材料：体格检查表、体质健康登记卡

11、其他材料：可供组织参考的其他材料。

三、硕士研究生阶段的档案

1、入学材料：硕士研究生复试情况表、硕士研究生录取登记表

2、学习材料：硕士阶段必修、选修各课程成绩单，中期考核表。

3、学籍材料：硕士研究生学籍表及休学、退学、转学、出国等材料证明。

4、实习材料：社会实践登记表。

5、学位材料：硕士学位申请书。

6、奖励材料：硕士研究生在校学习期间获得所有表彰奖励形成的材料（如优生、优干、三好学生及各类奖学金等评审证明材料）。

7、处分材料：硕士研究生在校期间违反校规、校纪，触犯国家法律等形成的各类处分材料（包括甄别、复查材料及处理意见）。

8、组织材料：硕士研究生在校期间参加中国共产党或民主党派的材料，党团组织建设中形成的材料。

9、工作档案：

（1）干部履历表或者和公司签署的劳动合同、工作证明；

（2）工资关系证明信、行政关系介绍信；

（3）工资审批表、转正定级审批表；

（4）职称资格认定材料。

10、定向材料：定向委培协议书。

11、毕业材料：硕士毕业生登记表、就业通知书、择业代理协议书。

12、其他材料：可供组织参考的其他材料。

四、博士研究生阶段的档案

1、入学材料：报考博士研究生登记表、专家推荐书（2份）、政治审查表、硕士研究生期间的成绩单、博士研究生复试情况表。

2、学习材料：博士阶段必修、选修各课程成绩单，中期考核表。

3、学籍材料：博士研究生学籍表及休学、退学、转学、出国等材料证明。

4、实习材料：社会实践登记表。

5、毕业材料：博士毕业生登记表、就业通知书。

6、学位材料：博士学位申请书。

7、奖励材料：博士研究生在校学习期间获得所有表彰奖励形成的材料（如优生、优干、三好学生及各类奖学金等评审证明材料）。

8、处分材料：博士研究生在校期间违反校规、校纪，触犯国家法律等形成的各类处分材料（包括甄别、复查材料及处理意见）。

9、组织材料：博士研究生在校期间参加中国共产党或民主党派的材料，党团组织建设中形成的材料。

10、工作档案：

（1）干部履历表或者和公司签署的劳动合同、工作证明；

（2）工资关系证明信、行政关系介绍信；

（3）工资审批表、转正定级审批表；

（4）职称资格认定。

11、定向材料：定向委培协议书。

12、其他材料：可供组织参考的其他材料。

第三章 归档要求

第六条 所提供材料必须是办理完毕的正式文件材料。材料必须完整、真实，文字清晰，对象明确，注明单位及时间。

第七条 手续必须完备。凡材料规定由组织审查盖章的，必须加盖公章；个人文字材料必须有本人签字。

第八条 各类材料必须使用A4幅面的办公用纸，用碳素墨水或蓝黑墨水书写，字迹要求工整清晰。

第九条 归档材料交接时，交接双方经办人经核对无误后履行签字手续。如归档材料不符合归档要求，档案接收部门有权退回，由送交单位按要求重新组织办理或要求送交单位将档案材料补全。

第十条 所有归档材料的评语一定要从德、智、体及综合能力素质方面全面评价，客观公正。

第十一条 涉及学生成绩、奖励、处分等重要内容需要更改的，在更改处签上经办人的姓名并盖公章。

第四章 档案的借阅

第十二条 因工作需要，研究生处负责人、各学院（所）主要负责人和档案管理人员可查阅研究生档案，其他人员不得私自查阅、借阅档案。

第十三条校内外单位来人需要查阅档案，必须出具单位查档介绍信，经研究生处审批通过后，由研究生处档案管理人员将查询结果反馈给需要查档的人员。查档介绍信应注明查档人姓名、查档范围和查档理由，调用、查阅档案必须履行登记手续。

第十四条 任何研究生个人不得查阅或借阅本人或他人档案。

第十五条档案一般不外借。确有需要外借时，递交申请，详细说明理由，注明借出材料和归还时间，借用档案期限不得超过一个月，同时由研究生处档案管理人员做好相关记录，经研究生处主管负责人批准后办理借阅手续。档案借出后必须按期归还。档案归还时，应当检查档案内有无缺页，有无增加、调换材料以及涂改问题。借阅期间不得私自转借他人或由他人归还，不得擅自处理档案材料，如有丢失由借阅单位负责，并依法追究其责任。个人外借不予办理。

第十六条 各院（所）研究生支部需要发展党员或者研究生党员按期转正时，可以委派组织委员到研究生处借出研究生的党员材料，介绍信必须明确说明借出党员材料的原因，注明归还的时间，然后由研究生支部书记签字（必须是教师），加盖所在院（所）党组织公章，最后由组织委员持介绍信和学生证来研究生处借档案，由研究生处档案管理人员做好登记后办理借出。

第十七条 查阅、借阅档案，必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、批注、抽取、撤换档案材料。未经批准不得擅自拍摄、复制档案内容。

第十八条查阅者确因工作需要须摘记档案内容时，应经研究生处负责人同意。摘记材料要妥善保管，不得随意存放，用完后由查阅单位自行销毁；不得向无关人员泄露档案内容；查档人不得查阅本人或亲属的档案。

第十九条 档案查阅一般只能在研究生档案管理人员的陪同下在研究生档案室进行。

第五章 档案的转递

第二十条 研究生档案的转递工作由研究生处负责，新生的档案由相关单位根据调档函，通过机要的方式寄到江西农业大学研究生处。毕业研究生的档案由研究生处通过机要的方式，根据报到证上的单位或者调档函上的单位寄送。

第二十一条 毕业研究生档案转递必须经严格审核密封后，盖上公章，以机要交通方式转递给接收单位，必要时可派专人送取。不准以普通函件、特快专递、快递公司邮寄或交由本人自带。被录取为我校的研究生不允许以上方式转递档案。如果新生本人采取以上方式转递档案，在转递过程中档案遗失或者私自拆封等后果将有研究生本人和寄送单位负责。

第二十二条 转出的毕业研究生档案，要认真填写《档案转递单》，自寄发之日起一个月未收到回执者，须与接收单位联系加以确认。对转入的研究生档案，经核对无误后要及时将回执签名盖章后寄回对方。

第二十三条 研究生毕业、转学、退学、出国或死亡等学籍变动事件发生后，应当及时办理档案转递手续。学籍变动的研究生档案在转出之前保证档案完整齐全。研究生学籍变动后分情况做好学生档案转递工作。

1、毕业生档案：

（1）已落实就业单位并已签订就业协议书的毕业研究生（含已办理人事代理手续者）档案按毕业生《就业报到证》上的单位地址转寄（送）。

（2）未落实就业单位的毕业研究生，如果已办理择业代理手续，其档案由江西省高等院校毕业生就业指导服务中心保管，保管时间不超过两年；

（3）回原籍的毕业研究生档案由研究生处统一分地、市转寄（送）至毕业研究生生源所在地、市的毕业生就业管理部门。

（4）毕业研究生应届考取博士研究生者按录取院校地址转寄（送）至相关部门。

2、办理了休学、保留入学资格手续的学生，其档案由研究生处保管，逾期未复学者，依据有关规定，进行处理。

3、退学、死亡的学生，其档案经整理后转回生源所在地。

4、未按时到用人单位报到，被用人单位退回学校的毕业研究生档案，报省教育厅批准取消其派遣资格后，其档案转回生源所在地。

5、申请不参加就业的毕业研究生档案，从毕业离校之日起，转回生源所在地。

第二十四条 被我校录取为硕士研究生的同学（除定向委培的学生外），档案必须在规定时间内以机要的方式寄送到我校，如果档案在规定时间内未能够及时寄到我校，以放弃入学资格处理。如果档案到达我校，但其本人放弃入学资格，档案寄回原单位。如果放弃入学资格的学生要求将人事档案转到相关单位，可出具调档函亲自来我校办理手续。

第二十五条 研究生毕业后，如需查询其个人档案的转递情况，本人可持有效证件进行查询。

第六章 党员材料管理

第二十六条 各院（所）研究生支部在新生入学时应及时统计新生中党员名单交研究生处，以便核查新生的党员材料是否完整；在研究生毕业时须及时统计好毕业生党员名单交研究生处，以便统计毕业生党员材料是否遗漏。

第二十七条 组织委员外借研究生党员材料的介绍信由研究生处档案管理人员放入研究生的人事档案中，待将研究生党员材料归还研究生处后再将相应的介绍信归还。在党员材料外借的过程中，组织委员必须保证研究生党员材料的安全性和完整性，如果在借出过程中部分或全部党员材料丢失，外借党员材料的组织委员将负担主要责任。党员材料归还后，研究生处档案管理人员出具收条。

第二十八条 研究生党员转正之后，应及时将外借的党员材料归还研究生处，不得以任何理由拖延。若发展研究生为预备党员，发展后将党员材料及时归档。

第七章 纪律要求

第二十九条 未经批准，任何单位不得私自扣留应归档材料。

第三十条 档案材料的提供部门应按规定的时间和要求提交研究生处。

第三十一条 研究生不得私自携带档案材料，只能由研究生处档案管理员通过机要寄送。
第三十二条 任何单位或个人无权截留或扣发按国家计划就业的毕业研究生档案。

第三十三条 对利用职权违反档案管理工作要求的人员，由其主管部门责令改正，情节严重构成犯罪的，依法追究其刑事责任。

第八章 附 则

第三十四条 本办法适用于全校全日制研究生，授权研究生处负责解释，自发布之日执行。